Gestores (Secretarías)

Una vez ingrese al portal MUNAD, se encontrará con un panel similar al de la imagen 1. En él encontrará distintos apartados útiles para la gestión y seguimiento de su participación dentro de JGMUN. A continuación, podrá ver cada sección explicada en detalle:

Menu de Gestor

— # Documentación Oficial — Secretarios Guía completa, formal y operativa dirigida a los Secretarios de comités MUN que utilizan la plataforma. Contiene procedimientos, flujos recomendados, buenas prácticas y plantillas. — ## Panel de la Secretaría ### ¿Qué es este apartado? El Panel de la Secretaría es el centro operativo para la gestión logística, documental y de soporte durante la conferencia. Permite coordinar la preparación de sesiones, validar credenciales, procesar documentos y apoyar al Presidente. ### ¿Para qué sirve? Su propósito es facilitar la operativa diaria y garantizar que la infraestructura administrativa de la conferencia funcione con eficiencia y conformidad con las normas. ### Funciones principales | Función | Descripción | |—|—| | Gestión de agenda | Crear y editar el orden del día. | | Control de credenciales | Validar y asignar roles a delegaciones. | | Recepción de documentos | Recepción y clasificación de borradores y enmiendas. | | Control de asistencia | Monitorizar entradas/salidas y calcular quorum. | | Soporte de votaciones | Configuración técnica de votaciones. | | Generación de actas | Elaboración y exportación de minutas y registros. | ### Cómo utilizar este apartado 1. Preparación pre-evento: subir agenda, instrucciones y plantillas. 2. Verificar listas de delegaciones y credenciales. 3. Durante la sesión: actualizar asistencia, procesar envíos y coordinar con el Presidente. 4. Post-sesión: compilar actas y archivar versiones finales. ### Buenas prácticas – Centralizar todos los documentos y mantener nomenclatura consistente. – Definir responsables para cada punto de la agenda. – Establecer ventanas de aceptación para envíos documentales. ### Errores comunes – No verificar firmas o autorías en documentos recibidos. – Desincronización entre la agenda publicada y la operativa en sala. ### Recomendaciones adicionales – Mantener una lista de verificación por sesión y revisar antes de publicar. — ## Preparación y Gestión de la Agenda ### ¿Qué es este apartado? Herramienta para definir y publicar el orden del día y sus secciones, con control de tiempos y responsables. ### ¿Para qué sirve? Ofrece la estructura y el calendario de trabajo de la conferencia para orientar a participantes y moderadores. ### Funciones principales | Función | Descripción | |—|—| | Crear/Editar agenda | Añadir o reordenar puntos del orden del día. | | Duración por punto | Asignar tiempo estimado por tema. | | Marcar prioridad | Señalar temas urgentes o relevantes. | | Publicación | Hacer visible la agenda a los delegados. | ### Cómo utilizar este apartado 1. Generar la agenda base y compartirla con Dirección para aprobación. 2. Publicar la agenda final y notificar a todas las partes. 3. Actualizar en vivo según acuerdos presidenciales y registrar cambios. ### Buenas prácticas – Conservar una agenda operativa (versión ajustable) y una pública (oficial). ### Errores comunes – Publicar la agenda equivocada o incompleta. ### Recomendaciones adicionales – Predefinir bloques de tiempo para imprevistos y caucus. — ## Gestión de Delegaciones y Credenciales ### ¿Qué es este apartado? Registro y control de las delegaciones, sus miembros y roles dentro del sistema. ### ¿Para qué sirve? Asegurar que sólo personas acreditadas acceden a funcionalidades y espacios apropiados. ### Funciones principales | Función | Descripción | |—|—| | Registro | Crear perfiles de delegación. | | Asignación de roles | Señalar Presidente, Secretario y delegado principal. | | Validación | Aprobar o rechazar credenciales. | | Sustituciones | Registrar cambios temporales en la delegación. | ### Cómo utilizar este apartado 1. Registrar delegaciones antes del evento con datos completos. 2. Validar y aprobar credenciales comprobando documentación. 3. Procesar solicitudes de sustituciones durante el evento. ### Buenas prácticas – Mantener copia de los documentos de acreditación en el archivo del comité. ### Errores comunes – No actualizar sustituciones o permisos temporales. ### Recomendaciones adicionales – Establecer un periodo de autorización de cambios y comunicarlo. — ## Recepción y Gestión de Documentos (Submissions) ### ¿Qué es este apartado? Espacio de entrada formal para borradores de resolución, enmiendas y notas. ### ¿Para qué sirve? Normalizar el proceso de recepción de documentos y garantizar su trazabilidad hasta la publicación o archivo. ### Funciones principales | Función | Descripción | |—|—| | Formulario estandarizado | Campos obligatorios para metadatos. | | Bandeja de entrada | Clasificación por estado (pendiente, revisado, aprobado). | | Validación automática | Comprobación de metadatos y formato. | | Solicitud de correcciones | Comunicación directa con remitente. | ### Cómo utilizar este apartado 1. Comunicar requisitos y plantillas a las delegaciones. 2. Revisar la bandeja de entrada y validar metadatos. 3. Solicitar correcciones o aprobar para inclusión en agenda. 4. Archivar versiones finales tras su aprobación o votación. ### Buenas prácticas – Exigir campos mínimos (autor, delegación, contact, versión). – Usar plantillas oficiales para resoluciones y enmiendas. ### Errores comunes – Aceptar documentos incompletos que después generan disputas. ### Recomendaciones adicionales – Automatizar acuses de recibo y solicitudes de corrección. — ## Control de Tiempo y Asistencia ### ¿Qué es este apartado? Herramientas para gestionar el temporizador de intervenciones y llevar el registro de asistencia. ### ¿Para qué sirve? Garantizar que los tiempos se respeten y que el cálculo de quorum sea preciso. ### Funciones principales | Función | Descripción | |—|—| | Temporizador | Control del tiempo por intervención. | | Registro de asistencia | Entradas/salidas y cálculo de quorum. | | Alertas | Notificaciones por incumplimiento de tiempo. | ### Cómo utilizar este apartado 1. Configurar tiempos por defecto antes de la sesión. 2. Activar temporizador al conceder la palabra. 3. Registrar entradas y salidas para mantener el cálculo de quorum. ### Buenas prácticas – Informar a delegados sobre tolerancias y cortesía temporal. ### Errores comunes – No sincronizar temporizador entre moderador y participantes. ### Recomendaciones adicionales – En sesiones híbridas, coordinar la fuente de tiempo visible para todos. — ## Registro de Actas y Minutas ### ¿Qué es este apartado? Funcionalidad para generar, revisar y publicar actas oficiales y minutas de sesión. ### ¿Para qué sirve? Proveer un registro formal, verificable y exportable de las decisiones y eventos ocurridos en cada sesión. ### Funciones principales | Función | Descripción | |—|—| | Generación automática | Crear acta inicial basada en el registro. | | Edición manual | Permitir anotaciones y correcciones por la Secretaría. | | Asociación de anexos | Vincular documentos aprobados a las actas. | | Exportación | Guardar en PDF o CSV para distribución. | ### Cómo utilizar este apartado 1. Generar acta provisional al cierre de la sesión. 2. Revisar y completar información, incluyendo anexos. 3. Validar y publicar la versión final. ### Buenas prácticas – Definir una política de revisión en dos niveles (borrador y validación final). ### Errores comunes – Publicar actas sin los anexos o resultados completos. ### Recomendaciones adicionales – Mantener un repositorio de actas por sesión con metadatos claros. — ## Comunicación Interna y Soporte ### ¿Qué es este apartado? Canales de comunicación entre Secretaría, Presidencia y organizadores para resolver incidencias y coordinar la operativa. ### ¿Para qué sirve? Permitir una coordinación ágil y documentada durante el evento. ### Funciones principales | Función | Descripción | |—|—| | Chat interno | Mensajería por rol o delegación. | | Tickets | Registro de incidencias técnicas o logísticas. | | Notificaciones | Mensajes administrativos de alcance variable. | ### Cómo utilizar este apartado 1. Usar chat interno para coordinación rápida y tickets para incidencias formales. 2. Documentar resoluciones importantes y añadir al acta si procede. ### Buenas prácticas – Mantener mensajes concisos, formales y con referencia de sesión. ### Errores comunes – Resolver incidencias sin documentarlas o cerrar tickets sin validación. ### Recomendaciones adicionales – Definir SLA para incidencias críticas y compartir contacto de soporte. — ## Seguridad y Permisos (Operativa para la Secretaría) ### ¿Qué es este apartado? Configuración y auditoría de roles y permisos dentro de la plataforma. ### ¿Para qué sirve? Evitar accesos indebidos y mantener el principio de menor privilegio. ### Funciones principales | Función | Descripción | |—|—| | Asignación de permisos | Otorgar y revocar privilegios por rol. | | Control de acceso | Restringir edición o visualización de documentos sensibles. | | Registro de actividad | Auditoría de acciones por usuario. | ### Cómo utilizar este apartado 1. Definir roles y permisos antes del evento. 2. Auditar accesos periódicamente durante la conferencia. 3. Revocar permisos si hay cambios de funciones o incidentes. ### Buenas prácticas – Aplicar el principio de menor privilegio y auditar con regularidad. ### Errores comunes – Permitir cuentas compartidas con altos privilegios. ### Recomendaciones adicionales – Mantener backups de la configuración de permisos y registrar cambios con justificación. — — ## Secciones compartidas (archivo central) Para evitar duplicación y mantener un único punto de verdad, las secciones que cubren la gestión de archivos multimedia, control de proyección y procedimientos operativos de delegados están centralizadas en: [Operaciones Comunes — Permisos, Delegados y Archivos](docs/roles/common-operations.md) Consulte ese archivo para procedimientos detallados, flujos de verificación y recomendaciones técnicas. — ## Siguientes pasos recomendados (puesta en producción de la documentación) 1. Revisión conjunta: Validar el contenido con un responsable académico/operativo para afinar lenguaje institucional. 2. Añadir capturas de pantalla de la interfaz (si se desea) para cada apartado. 3. Publicación: colocar los archivos `Presidentes.md` y `Secretarios.md` en una carpeta `docs/roles/` o en el sistema de documentación elegido. 4. Mantenimiento: establecer un proceso de revisión trimestral para mantener la documentación alineada con cambios del código. — Fin del documento para Secretarios.